Webinar: „IT-Refurbishment. Aktuelles aus der Beschaffungspraxis“

Refurbished IT-Beschaffung in der Praxis: Strategien, Werkzeuge und aktuelle Entwicklungen

Am 18. September 2025 fand im Rahmen der gemeinsamen Webinarreihe zur Kreislaufwirtschaft die Veranstaltung „IT-Refurbishment. Aktuelles aus der Beschaffungspraxis“ statt.

Organisiert von naBe-Plattform und Ressourcen Forum Austria, stand das Thema Nutzungsverlängerung und Wiederaufbereitung von IT-Geräten im Fokus – ein zentrales Handlungsfeld, um Ressourcen zu schonen und nachhaltige Beschaffung zu stärken.

Ziel der Veranstaltung war es, strategisch und operativ tätige Beschaffungsverantwortliche zu ermutigen, refurbished IT in der eigenen Organisation in Betracht zu ziehen. Mit praxisnahen Einblicken in aktuelle Entwicklungen, rechtliche Rahmenbedingungen sowie konkrete Handlungsempfehlungen für den Beschaffungsalltag wurden die Teilnehmenden informiert.

Refurbishment ist wichtiger Teil der Kreislaufwirtschaft

Gerhard Weiner, Leiter der Plattform nachhaltige öffentliche Beschaffung, zeigte bei der Begrüßung die Relevanz von nachhaltiger Beschaffung für die Entwicklung der Kreislaufwirtschaft auf und machte auf das wichtige Zusammenwirken der Akteure in der öffentlichen Beschaffung aufmerksam. Dabei sind neben Bedarfsträgern, den strategischen und operativen Beschaffenden und den Bietern bzw. Lieferanten die Nutzer nicht aus dem Auge zu verlieren. Gerade sie sind es, die für die Parameter der Kreislaufwirtschaft wie Langlebigkeit eine Schlüsselrolle einnehmen. Andreas Van-Hametner (Ressourcen Forum Austria) führte in die zirkulären Prinzipien ein. Er machte deutlich, dass gerade im ressourcen- und energieintensiven IT-Sektor die Verlängerung der Nutzungsdauer entscheidend ist, da die hohen Umweltauswirkungen vor allem in den Nicht-Nutzungsphasen entstehen (Produktion, Vertrieb, Entsorgung). Die Verlängerung er Produktlebensdauer durch Wiederaufbereitung und Wiederverwendung spart kritische Materialien, senkt Umweltbelastungen in Produktion und Entsorgung, reduziert Kosten und verringert die Abhängigkeit von Ressourcenimporten deutlich.

Refurbished Geräte im Schulalltag

Andrea Bock (Bundesministerium für Bildung) stellte die Geräteinitiative „Digitales Lernen“ vor, mit der jährlich rund 85.000 Schülerinnen und Schüler der 5. Schulstufe mit digitalen Endgeräten ausgestattet werden. Nachhaltigkeit ist dabei von Beginn an ein integraler Bestandteil der Strategie. Schulen können zwischen sechs Gerätetypen wählen – darunter auch refurbished Notebooks, die bewusst als Option aufgenommen wurden. Die Nachfrage nach diesen Geräten wächst kontinuierlich. Ausschlaggebend sind neben Ressourcenschonung und Budgeteffizienz auch die guten Erfahrungen, die Schulen bereits zuvor mit aufbereiteter Hardware gemacht hatten. Ein weiterer Baustein ist die Gerätebörse: Beim Schulwechsel können Eltern nicht mehr benötigte Geräte zurückgeben und gleichzeitig ein passendes Endgerät für ihr Kind erhalten – ohne Neuanschaffung. So bleiben vom Bund beschaffte Geräte im System, was Ressourcen und Budgets schont und die Lebensdauer der Hardware verlängert. Zusätzlich sorgt eine vierjährige Garantie sowie, wo möglich, Reparierbarkeit für die notwendige Stabilität im Schulbetrieb. Damit zeigt die Geräteinitiative eindrucksvoll, dass Nachhaltigkeit und digitale Chancengleichheit Hand in Hand gehen können – und dass Refurbishment für Bildungseinrichtungen längst ein bewährtes Instrument ist.

Nachhaltige IT-Nutzung bei den Bundesforsten

Rudolf Vierthaler, stellvertretender IT-Leiter bei der Österreichische Bundesforste AG, stellte die Strategien des Unternehmens mit seinen vielfältigen Geschäftsbereichen und IT-Anforderungsprofilen vor. Ziel ist es, IT-Hardware so ressourcenschonend und effizient wie möglich einzusetzen. Die Bundesforste setzen dabei auf vier Hebel:

• Geräteauswahl: Robuste und modulare Hardware wird bevorzugt, die sich aufrüsten und reparieren lässt. Einheitliche Gerätepools vereinfachen die interne Weitergabe.
• Bedarfsgerechte Ausstattung: Standards legen fest, welche Berufsgruppen welche Geräte benötigen. Überausstattung wird vermieden, wodurch Kosten und Ressourcen gespart werden.
• Lebensdauer verlängern: IT-Geräte werden durch Aufrüstung und interne Weitergabe möglichst lange genutzt. Auch ein bewusster Umgang der Mitarbeitenden wird gefördert.
• Nachhaltige Weiterverwendung: Geräte, die den Anforderungen nicht mehr genügen, werden als Pool- oder Ersatzgeräte genutzt oder über Refurbishment-Partner fachgerecht weitergegeben.

Refurbishment in der Praxis

Gernot Hochfellner, Geschäftsführer bei AfB, präsentierte schließlich, wie Refurbishment in der Praxis mit sozialem Mehrwert kombiniert werden kann. AfB ist ein gemeinnütziger Aufbereiter von IT-Hardware, das europaweit an 21 Standorten tätig ist und fast die Hälfte seiner 700 Mitarbeitenden mit Behinderungen beschäftigt.
Das Geschäftsmodell beruht auf einer klaren Prozesskette: gebrauchte IT wird abgeholt, alle Datenträger werden zertifiziert gelöscht, Geräte geprüft, gereinigt und instandgesetzt, anschließend als refurbished Geräte mit Garantie weiterverkauft. Die Palette reicht von Notebooks und PCs über Smartphones bis hin zu Monitoren, Druckern und Servern. Ein Praxisbeispiel verdeutlicht die Wirkung: Zur EU-Wahl stellte AfB 400 aufbereitete PC-Arbeitsplätze zur Verfügung – inklusive Lieferung, Rücknahme und Datenlöschung. In Österreich weist AfB eine Wiederverwendungsquote von 79% auf. Nicht wiederverwendbare Produkte werden einer fachgerechten Demontage in einer unternehmenseigenen Zerlegestraße zugeführt und im Anschluss sortenrein über die Produzenten recycelt. So kombiniert AfB Kreislaufwirtschaft mit Inklusion und zeigt, dass Refurbishment nicht nur ökologisch und ökonomisch sinnvoll ist, sondern auch einen erheblichen sozialen Mehrwert schaffen kann.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Angebote

Klaus Richter (BBG) erläuterte die vergaberechtlichen Grundlagen, Hubert Suchenko (BBG) stellte die Angebote im BBG-Portfolio vor. Dazu zählen PCs & Notebooks mit Trade-In-Modellen, Plattformen zur IT-Altgeräteverwertung und eine eigene Produktgruppe für refurbished Clients. Öffentliche Auftraggeber haben damit rechtssichere und praxistaugliche Optionen zur Hand. Abschließend erläuterte Laura Bauer (naBe-Plattform) die naBe-Kriterien und gab einen Einblick in die Services der Plattform.

Diskussion und Fazit

In der abschließenden Diskussion wurde deutlich: Refurbishment ist nicht nur ökologisch sinnvoll, sondern auch organisatorisch machbar und rechtlich abgesichert. Viele Teilnehmende nutzten die Gelegenheit, Erfahrungen zu teilen und Fragen zu Qualität, Datenlöschung und internen Prozessen zu diskutieren.

Take Home Messages

• Nutzungsdauer verlängern: Weniger Ressourcenverbrauch, geringere Umweltwirkungen und Kostenvorteile.
• Refurbishment ist praxistauglich: Beispiele aus Schulen, Unternehmen und Verwaltung zeigen den erfolgreichen Einsatz.
• Soziale und ökologische Wirkung: Refurbishment kann idealerweise Kreislaufwirtschaft mit Inklusion verbinden.
• Rahmenbedingungen vorhanden: BBG bietet passende Verträge und Services für refurbished IT.
• Tipp: Die 6 Schritte zur nachhaltigen IT-Nutzung (Kriterien, Kreislaufwirtschaft, Gütezeichen, Nutzungsdauer, Refresh, Nachnutzung) bieten Orientierung für Beschaffungsverantwortliche.