Good Practice-Beispiel: Nachhaltige Büromöbel für Vorarlberger Gemeinden

Dieses Beispiel gehört zur Sammlung der Good Practice zur nachhaltigen Beschaffung. In den Beispielen werden Beschaffungsprojekte, die im Kontext des Aktionsplans für nachhaltige Beschaffung stehen, vorgestellt. Bei Fragen zu den Projekten kontaktieren Sie bitte die angegebene Ansprechperson. Sie haben auch ein Good Practice der nachhaltigen Beschaffung? Dann melden Sie sich bitte unter office@nabe.gv.at.

Der ÖkoBeschaffungsService (ÖBS) Vorarlberg beschaffte Büromöbel für öffentliche Einrichtungen und verband dabei ökologische Anforderungen mit Qualität, Ergonomie und Service. Neben den naBe-Kriterien wurden strengere Anforderungen an Rohstoffe, Emissionen, Reparierbarkeit und Energieverbrauch berücksichtigt. Die angebotenen Produkte wurden gemeinsam mit Praktikerinnen und Praktikern bemustert.

Bitte stellen Sie Ihr Projekt kurz vor.

Für die Vorarlberger Gemeinden sollten Büromöbel beschafft werden, die nicht nur wirtschaftlich sind, sondern auch über ihre gesamte Nutzungsdauer eine hohe Qualität bieten. Ausgangspunkt war die Frage, welche Anforderungen die Anwenderinnen und Anwender tatsächlich haben und welche Eigenschaften langfristig benötigt werden. Der ÖkoBeschaffungsService setzte daher bereits vor der Ausschreibung auf Marktkenntnis, die Einbindung von Praktikerinnen und Praktikern sowie eine Bemusterung der Produkte. Die naBe-Kriterien bildeten den grundlegenden Rahmen. Zusätzlich wurden weitergehende Anforderungen an Langlebigkeit, Reparatur, Gesundheit, Ergonomie und Energieverbrauch berücksichtigt.

Können Sie die Vorgehensweise kurz beschreiben?

Vor Erstellung der Ausschreibungsunterlagen wurden der tatsächliche Bedarf, die erforderliche Qualität während der Nutzungsdauer und die Möglichkeiten des Marktes betrachtet. Praktikerinnen aus den Gemeinden waren in die Bewertung der angebotenen Büromöbel eingebunden. Die Produkte wurden im Rahmen einer Bemusterung hinsichtlich Ergonomie, Bedienbarkeit, Stabilität, Geräuschpegel und Verarbeitungsqualität geprüft. Bei der Bewertung der Bürostühle wirkten zusätzlich eine Ärztin und ein Physiotherapeut mit. Damit wurde neben ökologischen und wirtschaftlichen Aspekten auch die Gesundheit der Nutzerinnen und Nutzer berücksichtigt. Bei elektrisch höhenverstellbaren Schreibtischen wurde außerdem der Stand-by-Verbrauch direkt gemessen.

Können Sie nähere Details zur Ausschreibung erläutern?

Gegenstand des Verfahrens war die Beschaffung von Büromöbeln mit einem angegebenen Auftragswert von rund einer Million Euro und einer Vertragslaufzeit von vier Jahren. Am Verfahren beteiligten sich acht Anbieter. Die Bewertung erfolgte zu 60 Prozent nach dem Preis und zu 40 Prozent nach Qualität und Service.

Zu den Anforderungen gehörten unter anderem:

• Holz aus PEFC- oder FSC-zertifizierter Herkunft
• ein maximaler Formaldehydwert von 0,05 ppm
• Reparaturfreundlichkeit und austauschbare Komponenten
• eine angebotene Garantie von zehn Jahren
• ein extern auditiertes Umweltmanagement, etwa EMAS, ISO 14001 oder ÖKOPROFIT
• Anforderungen an Ergonomie, Bedienbarkeit, Stabilität, Geräuschpegel und Verarbeitung
• maximal 1,0 Watt Stand-by-Verbrauch bei elektrisch höhenverstellbaren Schreibtischen

Was ist der Bezug zum naBe-Aktionsplan?

Die naBe-Kriterien bildeten die Grundlage der Beschaffung und wurden durch weitergehende Anforderungen ergänzt. Der zulässige Formaldehydwert wurde mit 0,05 ppm sogar noch strenger angesetzt als der naBe-Grenzwert der 0,1 ppm vorgibt. Zusätzlich wurden Reparierbarkeit, austauschbare Komponenten, lange Garantie, Umweltmanagement, Ergonomie und Stand-by-Verbrauch berücksichtigt. Das Beispiel verbindet damit ökologische Anforderungen mit Gesundheit, Qualität, langer Nutzung und niedrigen Folgekosten.

Welche Herausforderungen traten in der Umsetzung auf?

Eine zentrale Herausforderung bestand darin, unterschiedliche Nachhaltigkeitsaspekte in objektive, überprüfbare und wettbewerbsoffene Anforderungen zu übersetzen. Neben Rohstoffen und Emissionen mussten auch Reparierbarkeit, Ergonomie, Verarbeitung, Service und Energieverbrauch berücksichtigt werden. Die Verbindung aus Marktkenntnis, fachlicher Bewertung und praktischer Bemusterung half dabei, anspruchsvolle und zugleich praxistaugliche Kriterien festzulegen.

Welche Ziele und welcher Mehrwert konnten dadurch erreicht werden?

Die Beschaffung führte zu einem Angebot langlebiger, reparaturfreundlicher, ergonomisch geprüfter und wirtschaftlich attraktiver Büromöbel. Anspruchsvolle Nachhaltigkeitskriterien waren für die regionale Wirtschaft kein Wettbewerbsnachteil – im Gegenteil, Vorarlberger Anbieter bekamen den Zuschlag. Alle acht angebotenen elektrisch höhenverstellbaren Schreibtische lagen mit einem gemessenen Stand-by-Verbrauch zwischen 0,0 und 0,4 Watt deutlich unter dem Höchstwert von 1,0 Watt. Die langfristige Wirkung: Bei 100 Schreibtischen entspricht ein Stand-by-Verbrauch von 0,4 Watt über 25 Jahre rund 8.760 Kilowattstunden beziehungsweise knapp 3.000 Euro. Dadurch wird sichtbar, dass auch kleine technische Verbrauchswerte über eine lange Nutzung relevant werden können.

Ihr Rat an die öffentliche Verwaltung?

Markterkundung! Nachhaltigkeit sollte bereits bei der Bedarfsklärung beginnen. Beziehen Sie Nutzerinnen und Nutzer ein, bemustern Sie Produkte und betrachten Sie neben Rohstoffen auch Langlebigkeit, Reparatur, Ergonomie und Energieverbrauch. Kleine Verbrauchswerte können über viele Jahre erhebliche Wirkung entfalten.

Weitere Hintergrundinformationen

Das Beispiel zeigt, wie die naBe-Mindestkriterien durch Marktkenntnis und bedarfsgerechte Zusatzanforderungen weiterentwickelt werden können. Die Ausschreibung schrieb keine regionale Herkunft vor, sondern objektive Anforderungen an Leistung, Qualität und Nachhaltigkeit.